4957
правок
Изменения
Система электронного документооборота (ЭКДО) (просмотреть исходный код)
Версия 12:22, 6 июля 2021
, 12:22, 6 июля 2021Новая страница: «{{#seo: |keywords=полезная информация про систему электронного документооборота (ЭКДО) |description=…»
{{#seo:
|keywords=полезная информация про систему электронного документооборота (ЭКДО)
|description= Система электронного документооборота (ЭКДО)
}}
{{XK|Wikirail|Главная|Категория:Экономика железнодорожного транспорта|Категория:Экономика железнодорожного транспорта|Категория:Цифровизация ОАО РЖД|Цифровизация ОАО РЖД}}
__TOC__
Система электронного документооборота (ЭКДО)
== Общие сведения ==
ЭКДО – система электронного документооборота, которая предполагает полное или почти полное замещение привычного документооборота и полное его цифровизирование, повышение эффективности обработки информации, заключения договоров. Данная система имеет большой потенциал, однако далеко не все предприятия могут её внедрить без потерь трудовой эффективности. Это в первую очередь отражает сложность системы ЭКДО, тем не менее при внедрении обучения в СДО, ЭКДО может стать главным двигателем эффективности для множества подразделений, связанных с выполнением [[Документообработка|документообработки]]. В этих целях внедрение ЭКДО происходит постепенно, в первую очередь с учётом согласия сотрудников. В данный момент производятся локальные тесты систем ЭКДО на различных предприятиях.
== Участники эксперимента ==
Законопроектом предусматривается привлечение к эксперименту — исключительно на добровольной основе — отдельных работодателей, их работников и кандидатов на работу к ним.
Участником эксперимента является также Минтруд России как орган, который:
* осуществляет методическое сопровождение эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению [[Электронные документы|электронных документов]], связанных с работой;
* утверждает Положение о порядке проведения эксперимента, на базе которого работодатели–участники будут определять свой перечень документов, задействованных в эксперименте;
* формирует и утверждает перечень [[Работодатели-участники|работодателей–участников]];
* представляет в Правительство России доклады о результатах проведения эксперимента, а также предложения о внесении изменений в законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
== Суть эксперимента ==
а) Использовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документы, связанные с работой, в отношении которых трудовым законодательством России предусмотрено:
1) их оформление на бумажном носителе
2) и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись.
б) Осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента.
Эксперимент не проводится в отношении бумажных трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников. Перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, в каждой отдельно взятой организации участники утверждают самостоятельно — с учетом Положения о порядке проведения эксперимента, утвержденного Минтрудом России.
== Задачи, стоящие перед участниками: ==
* выявить наличие имеющихся условий и создать потенциально возможные условия для использования в сфере труда электронных документов, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и соискателем на работу;
* подготовить свои предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений [[Электронные документы|электронных документов]], связанных с работой.
== Оформление участия в эксперименте: ==
* работодатель подает в Минтруд России заявку на участие в эксперименте;
* решение о начале эксперимента, об участвующих в нем процедурах и документах может быть оформлено как приказом, так и ЛНА, например положением о проведении эксперимента по цифровизации [[Кадровое делопроизводство|кадрового делопроизводства]].
Мы полагаем, что в данном случае оптимальным является издание ЛНА, имеющего ограниченный период действия (не более чем до 31 марта 2021 года), поэтому далее мы будем называть этот документ «ЛНА об эксперименте»;
* дату начала проведения эксперимента в организации работодатель определяет самостоятельно (однако, с учетом Положения Минтруда России о порядке проведения эксперимента).
== Необходимые процедуры до начала проведения эксперимента ==
а) Утвердить (непосредственно в тексте ЛНА об эксперименте либо приложением к нему) перечень видов документов, связанных с работой, то есть прежде всего кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
При необходимости – определить структурные подразделения, которые будут участвовать в эксперименте. Разумеется, это все кадровые подразделения (например: департамент персонала, отдел кадрового администрирования, отдел компенсаций и бенефитов), бухгалтерия, IT–подразделение, а также [[Структурные подразделения организации|структурные подразделения организации]], занимающиеся ее основной деятельностью.
Если иное не будет установлено Положением Минтруда России, задействовать в эксперименте можно как все подразделения организации, так и часть их выборочно — по усмотрению работодателя.
б) Уведомить каждого работника не позднее, чем за один месяц до начала проведения эксперимента в письменной форме:
3) о проведении эксперимента;
4) о праве работника, путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления, выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте, либо отказаться от участия в эксперименте.
По нашему мнению, уведомление работников может быть произведено как путем вручения им индивидуальных уведомлений либо уведомлений по подразделениям, так и путем ознакомления с ЛНА об эксперименте. В последнем случае письменное заявление работников может быть включено в лист ознакомления с ЛНА об эксперименте (пример).
в) Сформировать список работников, которые получили предложение об участии в эксперименте и письменно дали свое согласие.
г) Провести аудит ЛНА в организации и при необходимости принять или внести в те ЛНА, которые связаны с проведением эксперимента, соответствующие изменения.
По всей видимости, понадобится внесение изменений в локальное положение о персональных данных в части порядка обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.
Если в организации уже имеется ЛНА об использовании электронной подписи работодателем и работником, в него также следует внести изменения в соответствии с положениями ч. 2–3 ст. 7 Федерального закона № 122–ФЗ. Если такого ЛНА нет, то все необходимые нюансы следует отразить в ЛНА об эксперименте.
д) Ознакомить работников под подпись с ЛНА об эксперименте и с изменениями, внесенными в связи с проведением эксперимента в другие ЛНА.
При наличии в организации представительного органа работников и коллективного договора — подготовить изменения в [[Коллективный договор|коллективный договор]] (при необходимости).
В целях создания, использования и хранения [[Электронно-кадровые документы|электронных кадровых]] документов создать либо обеспечить возможность использования уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».
== Процедуры в процессе эксперимента: ==
* вновь принимаемых на работу работников до подписания трудового договора ознакомить с ЛНА об эксперименте (аналогично уведомлению и согласию работников). При этом отказ соискателя от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора;
* обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
[[Файл:Chifr8.PNG|center|thumb|500px|Рисунок 1 – Лист ознакомления с положением о проведении эксперимента по цифровизации кадрового делопроизводства]]
== См. также ==
* [[Цели и задачи ОАО «РЖД» до 2025]]
* [[Единая Корпоративная Автоматизированная Система Управления Трудовыми Ресурсами (ЕК АСУТР)]]
* [[Автоматическая система управления (АСУ) «Экспресс–3»]]
[[Категория:Цифровизация ОАО РЖД]]
|keywords=полезная информация про систему электронного документооборота (ЭКДО)
|description= Система электронного документооборота (ЭКДО)
}}
{{XK|Wikirail|Главная|Категория:Экономика железнодорожного транспорта|Категория:Экономика железнодорожного транспорта|Категория:Цифровизация ОАО РЖД|Цифровизация ОАО РЖД}}
__TOC__
Система электронного документооборота (ЭКДО)
== Общие сведения ==
ЭКДО – система электронного документооборота, которая предполагает полное или почти полное замещение привычного документооборота и полное его цифровизирование, повышение эффективности обработки информации, заключения договоров. Данная система имеет большой потенциал, однако далеко не все предприятия могут её внедрить без потерь трудовой эффективности. Это в первую очередь отражает сложность системы ЭКДО, тем не менее при внедрении обучения в СДО, ЭКДО может стать главным двигателем эффективности для множества подразделений, связанных с выполнением [[Документообработка|документообработки]]. В этих целях внедрение ЭКДО происходит постепенно, в первую очередь с учётом согласия сотрудников. В данный момент производятся локальные тесты систем ЭКДО на различных предприятиях.
== Участники эксперимента ==
Законопроектом предусматривается привлечение к эксперименту — исключительно на добровольной основе — отдельных работодателей, их работников и кандидатов на работу к ним.
Участником эксперимента является также Минтруд России как орган, который:
* осуществляет методическое сопровождение эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению [[Электронные документы|электронных документов]], связанных с работой;
* утверждает Положение о порядке проведения эксперимента, на базе которого работодатели–участники будут определять свой перечень документов, задействованных в эксперименте;
* формирует и утверждает перечень [[Работодатели-участники|работодателей–участников]];
* представляет в Правительство России доклады о результатах проведения эксперимента, а также предложения о внесении изменений в законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
== Суть эксперимента ==
а) Использовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документы, связанные с работой, в отношении которых трудовым законодательством России предусмотрено:
1) их оформление на бумажном носителе
2) и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись.
б) Осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента.
Эксперимент не проводится в отношении бумажных трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников. Перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, в каждой отдельно взятой организации участники утверждают самостоятельно — с учетом Положения о порядке проведения эксперимента, утвержденного Минтрудом России.
== Задачи, стоящие перед участниками: ==
* выявить наличие имеющихся условий и создать потенциально возможные условия для использования в сфере труда электронных документов, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и соискателем на работу;
* подготовить свои предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений [[Электронные документы|электронных документов]], связанных с работой.
== Оформление участия в эксперименте: ==
* работодатель подает в Минтруд России заявку на участие в эксперименте;
* решение о начале эксперимента, об участвующих в нем процедурах и документах может быть оформлено как приказом, так и ЛНА, например положением о проведении эксперимента по цифровизации [[Кадровое делопроизводство|кадрового делопроизводства]].
Мы полагаем, что в данном случае оптимальным является издание ЛНА, имеющего ограниченный период действия (не более чем до 31 марта 2021 года), поэтому далее мы будем называть этот документ «ЛНА об эксперименте»;
* дату начала проведения эксперимента в организации работодатель определяет самостоятельно (однако, с учетом Положения Минтруда России о порядке проведения эксперимента).
== Необходимые процедуры до начала проведения эксперимента ==
а) Утвердить (непосредственно в тексте ЛНА об эксперименте либо приложением к нему) перечень видов документов, связанных с работой, то есть прежде всего кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
При необходимости – определить структурные подразделения, которые будут участвовать в эксперименте. Разумеется, это все кадровые подразделения (например: департамент персонала, отдел кадрового администрирования, отдел компенсаций и бенефитов), бухгалтерия, IT–подразделение, а также [[Структурные подразделения организации|структурные подразделения организации]], занимающиеся ее основной деятельностью.
Если иное не будет установлено Положением Минтруда России, задействовать в эксперименте можно как все подразделения организации, так и часть их выборочно — по усмотрению работодателя.
б) Уведомить каждого работника не позднее, чем за один месяц до начала проведения эксперимента в письменной форме:
3) о проведении эксперимента;
4) о праве работника, путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления, выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте, либо отказаться от участия в эксперименте.
По нашему мнению, уведомление работников может быть произведено как путем вручения им индивидуальных уведомлений либо уведомлений по подразделениям, так и путем ознакомления с ЛНА об эксперименте. В последнем случае письменное заявление работников может быть включено в лист ознакомления с ЛНА об эксперименте (пример).
в) Сформировать список работников, которые получили предложение об участии в эксперименте и письменно дали свое согласие.
г) Провести аудит ЛНА в организации и при необходимости принять или внести в те ЛНА, которые связаны с проведением эксперимента, соответствующие изменения.
По всей видимости, понадобится внесение изменений в локальное положение о персональных данных в части порядка обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.
Если в организации уже имеется ЛНА об использовании электронной подписи работодателем и работником, в него также следует внести изменения в соответствии с положениями ч. 2–3 ст. 7 Федерального закона № 122–ФЗ. Если такого ЛНА нет, то все необходимые нюансы следует отразить в ЛНА об эксперименте.
д) Ознакомить работников под подпись с ЛНА об эксперименте и с изменениями, внесенными в связи с проведением эксперимента в другие ЛНА.
При наличии в организации представительного органа работников и коллективного договора — подготовить изменения в [[Коллективный договор|коллективный договор]] (при необходимости).
В целях создания, использования и хранения [[Электронно-кадровые документы|электронных кадровых]] документов создать либо обеспечить возможность использования уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».
== Процедуры в процессе эксперимента: ==
* вновь принимаемых на работу работников до подписания трудового договора ознакомить с ЛНА об эксперименте (аналогично уведомлению и согласию работников). При этом отказ соискателя от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора;
* обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
[[Файл:Chifr8.PNG|center|thumb|500px|Рисунок 1 – Лист ознакомления с положением о проведении эксперимента по цифровизации кадрового делопроизводства]]
== См. также ==
* [[Цели и задачи ОАО «РЖД» до 2025]]
* [[Единая Корпоративная Автоматизированная Система Управления Трудовыми Ресурсами (ЕК АСУТР)]]
* [[Автоматическая система управления (АСУ) «Экспресс–3»]]
[[Категория:Цифровизация ОАО РЖД]]