Система электронного документооборота (ЭКДО)
Система электронного документооборота (ЭКДО)
Общие сведения
ЭКДО – система электронного документооборота, которая предполагает полное или почти полное замещение привычного документооборота и полное его цифровизирование, повышение эффективности обработки информации, заключения договоров. Данная система имеет большой потенциал, однако далеко не все предприятия могут её внедрить без потерь трудовой эффективности. Это в первую очередь отражает сложность системы ЭКДО, тем не менее при внедрении обучения в СДО, ЭКДО может стать главным двигателем эффективности для множества подразделений, связанных с выполнением документообработки. В этих целях внедрение ЭКДО происходит постепенно, в первую очередь с учётом согласия сотрудников. В данный момент производятся локальные тесты систем ЭКДО на различных предприятиях.
Участники эксперимента
Законопроектом предусматривается привлечение к эксперименту — исключительно на добровольной основе — отдельных работодателей, их работников и кандидатов на работу к ним.
Участником эксперимента является также Минтруд России как орган, который:
- осуществляет методическое сопровождение эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой;
- утверждает Положение о порядке проведения эксперимента, на базе которого работодатели–участники будут определять свой перечень документов, задействованных в эксперименте;
- формирует и утверждает перечень работодателей–участников;
- представляет в Правительство России доклады о результатах проведения эксперимента, а также предложения о внесении изменений в законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
Суть эксперимента
а) Использовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документы, связанные с работой, в отношении которых трудовым законодательством России предусмотрено: 1) их оформление на бумажном носителе 2) и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. б) Осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента.
Эксперимент не проводится в отношении бумажных трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников. Перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, в каждой отдельно взятой организации участники утверждают самостоятельно — с учетом Положения о порядке проведения эксперимента, утвержденного Минтрудом России.
Задачи, стоящие перед участниками:
- выявить наличие имеющихся условий и создать потенциально возможные условия для использования в сфере труда электронных документов, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и соискателем на работу;
- подготовить свои предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
Оформление участия в эксперименте:
- работодатель подает в Минтруд России заявку на участие в эксперименте;
- решение о начале эксперимента, об участвующих в нем процедурах и документах может быть оформлено как приказом, так и ЛНА, например положением о проведении эксперимента по цифровизации кадрового делопроизводства.
Мы полагаем, что в данном случае оптимальным является издание ЛНА, имеющего ограниченный период действия (не более чем до 31 марта 2021 года), поэтому далее мы будем называть этот документ «ЛНА об эксперименте»;
- дату начала проведения эксперимента в организации работодатель определяет самостоятельно (однако, с учетом Положения Минтруда России о порядке проведения эксперимента).
Необходимые процедуры до начала проведения эксперимента
а) Утвердить (непосредственно в тексте ЛНА об эксперименте либо приложением к нему) перечень видов документов, связанных с работой, то есть прежде всего кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
При необходимости – определить структурные подразделения, которые будут участвовать в эксперименте. Разумеется, это все кадровые подразделения (например: департамент персонала, отдел кадрового администрирования, отдел компенсаций и бенефитов), бухгалтерия, IT–подразделение, а также структурные подразделения организации, занимающиеся ее основной деятельностью.
Если иное не будет установлено Положением Минтруда России, задействовать в эксперименте можно как все подразделения организации, так и часть их выборочно — по усмотрению работодателя.
б) Уведомить каждого работника не позднее, чем за один месяц до начала проведения эксперимента в письменной форме:
3) о проведении эксперимента; 4) о праве работника, путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления, выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте, либо отказаться от участия в эксперименте.
По нашему мнению, уведомление работников может быть произведено как путем вручения им индивидуальных уведомлений либо уведомлений по подразделениям, так и путем ознакомления с ЛНА об эксперименте. В последнем случае письменное заявление работников может быть включено в лист ознакомления с ЛНА об эксперименте (пример).
в) Сформировать список работников, которые получили предложение об участии в эксперименте и письменно дали свое согласие. г) Провести аудит ЛНА в организации и при необходимости принять или внести в те ЛНА, которые связаны с проведением эксперимента, соответствующие изменения.
По всей видимости, понадобится внесение изменений в локальное положение о персональных данных в части порядка обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.
Если в организации уже имеется ЛНА об использовании электронной подписи работодателем и работником, в него также следует внести изменения в соответствии с положениями ч. 2–3 ст. 7 Федерального закона № 122–ФЗ. Если такого ЛНА нет, то все необходимые нюансы следует отразить в ЛНА об эксперименте.
д) Ознакомить работников под подпись с ЛНА об эксперименте и с изменениями, внесенными в связи с проведением эксперимента в другие ЛНА. При наличии в организации представительного органа работников и коллективного договора — подготовить изменения в коллективный договор (при необходимости).
В целях создания, использования и хранения электронных кадровых документов создать либо обеспечить возможность использования уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».
Процедуры в процессе эксперимента:
- вновь принимаемых на работу работников до подписания трудового договора ознакомить с ЛНА об эксперименте (аналогично уведомлению и согласию работников). При этом отказ соискателя от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора;
- обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
